1. Filminegatiivien ja kuvien säilytyksestä

Päämäärä

• Saada negatiivit säilymään mahdollisimman pitkään
• Arkistoida negatiivit siten, että yksittäisen negatiivin ruudun ja digitoidun kappaleen välille syntyy yhteys
• Liittää (digitoituihin) kuviin ja koko arkistoon tiedot, joiden avulla materiaalin myöhempi käsittely helpottuu.
• Arkistoida myös digitoidut kuvat säilyvyyden kannalta hyvin.

1.1 Filminegatiivien säilytys ja hoito

1. Älä säilytä kuvia lämpimissä tai kosteissa tiloissa
2. Suojaa kuvat auringon valolta ja pölyltä
3. Säilytä negatiivit esim. negatiivierkeissa (kuva 5) ja happovapaasta kartongista valmistetuissa rengaskansioissa (kuva 6); älä käytä muovitaskuja tai albumeja, joissa on itsekiinnittyvät sivut
4. Käsittele kuvia varoen, älä tartu kuvapintaan paljain sormin

Kuva 5: Negatiiviarkki, joita saa yleisimmille negatiiviko'oille	Kuva 6: Rengaskansio arkistoitavalle materiaalille

Luettelointi

Negatiivien arkistoinnin tärkeä käytettävyyteen vaikuttava seikka on tarkka ja selkeä luettelointi. Perustiedot negoista tulisi järjestää joko manuaalisesti tai sähköisesti haettaviksi niin, että ne olisivat mahdollisimman käytettävät ja helpposelkoiset. Oikein hyvistä negatiivien luettelotiedoista tulee käydä ilmi:

• Arkistonmuodostaja
• Kuvakokonaisuuden nimi
• Kuvien lukumäärä
• Yhteys muuhun arkistoon
• Tiedot kustakin kuvasta. Kuvatietoihin kuuluu:
  • Arkistoimisnumero / tunnus (numeroi negatiivien säilytyspussit tai -liuskat, älä kirjoita negatiivien päällä, älä koske negatiivin himmeään pintaan, varo sormenjälkiä) Kirjoittamiseen paras on arkistokelpoinen mustekynä, jonka jälki on pysyvä (ei lyijykynä, tussi tai mainoskynä)
  • Kuvan aihe: kuvauksen kohde ja kuvan tapahtuma (mikä järjestö, tilaisuus, työpaikka tai rakennus, ketkä henkilöt, mikä tilanne, jne.)
  • Kuvassa esiintyvät henkilöt (henkilöiden nimet)
  • Kuvausaika (milloin kuva on otettu)
  • Kuvauspaikka (missä kuva on otettu)
  • Valokuvaaja

Kun kuvista tehdään digitaaliversioiden arkisto, on helpointa liittää eo. tiedot suoraan digitaalisessa muodossa. (Mun täytyykin miettiä miten kuvien yhteyteen saa meta-tietojen kentät, joihin nuo voi upottaa)

1.2 Digikuvien arkistointi

• Digikuvien arkistointi alkaa kun kuvat siirretään kamerasta tai skannerista tietokoneelle.
• Jos käytät kuvatiedostoissa jpg-formaattia, muista että se pakkaa kuvatiedostot, jolloin kuvan laatu huononee. Jos tähtää parhaaseen laatuun, niin kuvat on oltava 16-bittisessä tiedostomuodossa, joko RAW-, dng- tai tif-kuvina. Kuvat voi myös jättää käsittelemättömiksi, jolloin niistä saa tehtyä halutunlaisen (julkaisun vaatimusten mukaisen) kuvankäsittelyohjelmassa.
• Digikuviin tulee liittää samat kuvailutiedot kuin perinteisiinkin kuviin. Tiedostonnimet on hyvä antaa niin, ettei käytä ääkkösiä eikä myöskään erikoismerkkejä. Kuvan ottopäivämääräm tulee tallentua myös kuvatiedostoon, joloin sen saa näkymään myös tiedostonhallinnassa tai kuvankäsittelyohjelmassa.
• Kuvien hallittavuutta voi parantaa arkistointiohjelmilla, joita on saatavissa sekä maksullisina että ilmaisia.
• Säilytyspaikkana tietokoneen kovalevy on hyvä vain väliaikaista tallennusta varten. Kuvat kannattaa siirtää ulkoiselle kovalevylle tai polttaa CD-romille tai DVD:lle. Levyjä on syytä polttaa kaksi kappaletta - toinen käyttökappaleeksi ja toinen säilytystä varten. Säilytys on hyvä järjestää myös niin, että kaikki kappaleet eivät ole samassa paikassa tulipalon varalta. Nykyään kannattaa myös miettiä varsinaista varmuuskopiointi-strategiaa, kun ihmisillä alkaa paljon digitaalista tietoa.
• Itse poltettujen levyjen kestosta ei ole tarkkaa tietoa. Huonoimmillaan ne voivat kestää vain joitain vuosia. Suora auringonvalo, naarmut, voimakkaat tussikynät ja tarrat voivat tuhota levyn vielä nopeammin. Polta levyt uudelleen säännöllisin väliajoin, esim. 10 vuoden välein.
• Teetä parhaista kuvista vedokset kuvavalmistamossa. Satsaa laatuun: mustesuihkutulosteet kestävät 40 - 80 vuotta ja kehitettävälle valokuvapaperille tehdyt vedokset runsaat 100 vuotta.

Minun nykyinen tiedostojen varmuuskopiointijärjestelmä

Tämä järjestelmä pitää yllä varmuuskopioita sekä kuva- että muista dokumentti-tiedostoista (halutut kopioitavat hakemistot kerrotaan varmuuskopio-ohjelmalle sen asennuksen/konfiguroinnin yhteydessä).

1. Tietokoneella on kuvake, josta voin sammauttaa koneen ja samalla varmuuskopioida tiedostot NAS-asemalle (Network Access Storage). Tällöin voin illalla viimeiseksi vain jättää koneen tekemään varmuuskopioita, joka saattaa kestää muutaman tunnin.
2. NAS-asema pitää yllä ulkoisella levyllä omaa varmuuskopiotaan inkrementtaalisesti (vain muuttuneet tiedostot varmuuskopioidaan ulkoiselle levylle). Sieltä voi myöhemmin hakea minkä tahansa vanhan tiedoston tai kuvankin version. Uusin ulkoisen levyn (ja arkistoin vanhan) muutaman vuoden välein tai levyn täyttyessä.
3. NAS-asema voisi pitää yllä myös internetin syövereissä (esimerkiksi pilvipalvelussa) varmuuskopioita, jotka ei häviä varkauden tai tulipalon yhteydessä. Tätä en ole kuitenkaan toteuttanut toistaiseksi.
4. CD-rom tai DVD-levyjä en ole käyttänyt enää vuosiin varmuuskopioiden ottamiseen. Eipä niitä tule käytettyä edes tiedostojen/kuvien jakamiseen nykyään.